Anunţ privind ocuparea unui post de secretar șef

Probele de concurs:

Concursul pentru ocuparea posturilor vacante constă în 4 etape succesive, după cum urmează:

1. selecția dosarelor de înscriere;
2. Proba scrisă – ora 10:00;
3. Proba practică– ora 13:00;
4. Interviu – 15:00.

Bibliografia concursului:

• Legea învăţământului superior nr. 199/2023;
• Carta UVT;
• Codul drepturilor și obligațiilor studentului și Regulamentul privind activitatea profesională a studenților de la ciclurile de studii universitare de licență și de masterat din UVT;
• Regulamentul UVT privind organizarea și desfășurarea procesului de admitere pentru programele de studii universitare de la ciclul de studii de licență;
• Regulamentul UVT privind organizarea și desfășurarea procesului de admitere pentru programele de studii universitare de la ciclul de studii de masterat;
• Regulamentul privind organizarea și desfășurarea examenelor de finalizare a studiilor universitare de licență și de masterat la Universitatea de Vest din Timișoara;
• Regulamentul privind regimul actelor de studii şi al documentelor universitare în Universitatea de Vest din Timișoara.

Dosarele de concurs se vor depune până în data de 05.09.2025, ora 15:00 la Registratura UVT (cu mențiunea “În atenția Direcției Resurse Umane, dosar candidatura post ”Denumirea postului”), sediul central al UVT sau la adresele de e-mail vanessa.dicso@e-uvt.ro, resurseumane@e-uvt.ro şi vor conţine obligatoriu următoarele documente:

1. cerere formularul de înscriere (Anexa 1);
2. copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, aflate în termen de valabilitatecopia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, după caz; în cazul în care candidatul şi-a schimbat numele, copii după documente care atestă schimbarea numelui – certificat de căsătorie sau dovada schimbării numelui;
3. copia certificatului de căsătorie sau a altui document prin care s-a realizat schimbarea de nume, după caz;
4. copiile documentelor care să ateste nivelul studiilor şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări, precum şi copiile documentelor care atestă îndeplinirea condiţiilor specifice ale postului;
5. carnetul de muncă sau, după caz, adeverinţele care atestă vechimea în muncă, în meserie şi/sau în specialitatea studiilor, în copie;
6. cazierul judiciar sau o declaraţie pe propria răspundere că nu are antecedente penale care să-l facă incompatibil cu funcţia pentru care candidează; candidatul declarat admis la selecţia dosarelor, care a depus la înscriere o declaraţie pe propria răspundere că nu are antecedente penale, are obligaţia de a completa dosarul de concurs cu originalul cazierului judiciar, cel mai târziu până la data desfăşurării primei probe a concursului.
7. adeverinţă medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare eliberată cu cel mult 6 luni anterior derulării concursului de către medicul de familie al candidatului sau de către unităţile sanitare abilitate. Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şi calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii;
8. certificatul de integritate comportamentală din care să reiasă că nu s-au comis infracţiuni prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 118/2019 privind Registrul naţional automatizat cu privire la persoanele care au comis infracţiuni sexuale, de exploatare a unor persoane sau asupra minorilor, precum şi pentru completarea Legii nr. 76/2008 privind organizarea şi funcţionarea Sistemului Naţional de Date Genetice Judiciare, cu modificările ulterioare, pentru candidaţii înscrişi pentru posturile din cadrul sistemului de învăţământ, sănătate sau protecţie socială, precum şi orice entitate publică sau privată a cărei activitate presupune contactul direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilităţi sau alte categorii de persoane vulnerabile ori care presupune examinarea fizică sau evaluarea psihologică a unei persoane;.
9. curriculum vitae, model comun european;
10. declarație privind autenticitatea documentelor (Anexa 2).

–    Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şj calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii.

Actele prevăzute la pct. IV lit. b), c), d), vor fi prezentate şi în original în vederea verificării conformităţii copiilor cu acestea, de către o persoană desemnată din cadrul Departamentului Resurse Umane anterior sau în ziua stabilită pentru concurs.

Informaţii privind postul de secretar șef, în cadrul Secretariat General UVT:

• Postul de secretar institut este subordonat Secretar șef UVT/Decan
• Durata şi condiţiile muncii: postul este pe perioadă determinată, cu posibilitate de prelungire, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, respectiv 40 ore/săptămână în condiţii normale de lucru;
• Salariul minim brut a postului este de 9.536 lei.
• Indemnizația de hrană este de 347 lei.
• Perioada de probă este de 30 zile conform legii;
• Concediul de odihnă şi durata acestuia: se acordă anual în conformitate cu prevederile Codului Muncii-republicat, şi a legilor speciale (dacă este cazul);

Condiții generale:

1. are cetățenia română, cetățenie a altor state membre ale Uniunii Europene sau a statelor aparținând Spațiului Economic European și domiciliul în România;
2. cunoaște limba română, scris și vorbit;
3. are vârsta minimă reglementată de prevederile legale;
4. are capacitate deplină de exercițiu;
5. are o stare de sănătate corespunzătoare postului pentru care candidează, atestată pe baza adeverinței medicale eliberate de medicul de familie sau de unitățile sanitare abilitate;
6. îndeplinește condițiile de studii și, după caz, de vechime sau alte condiții specifice potrivit cerințelor postului scos la concurs;
7. nu a fost condamnată definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra umanității, contra statului ori contra autorității, de serviciu sau în legătură cu serviciul, care împiedică înfăptuirea justiției, de fals ori a unor fapte de corupție sau a unei infracțiuni săvârșite cu intenție, care ar face-o incompatibilă cu exercitarea funcției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea.

 Condiții specifice:

• • Studii superioare în domenii relevante postului;
  • Vechimea specifică postului (Experiența minimă în ani corelată cu încadrarea salarială): experiența constituie un avantaj;
  • Cunoştinţe calculator: MS Office, UMS;
  • Cunoștințe de limba engleză: cel puțin nivel mediu;
  • Competențe de comunicare în relații publice, inclusiv conceperea documentelor oficiale (adrese, rapoarte).
  • Alte cerințe specifice:

  – capacitate de analiză și sinteză, adaptare dinamică la sarcinile de serviciu, rezistență la stres;

  – spirit de inițiativă;

  – persoană responsabilă și organizată;

  – abilități de comunicare;

  – abilități de lucru în echipă.

• • planifică, organizează, coordonează și răspunde de activitatea secretariatului facultăţii;
  • repartizează responsabilităţile în cadrul secretariatului facultăţii;
  • participarea la sesiunile de admitere organizate de către facultate;
  • verifică rapoartele statistice anuale, la nivel de facultate, solicitate de către Direcția de Statistică și CNFIS pe care le transmite universității respectând termenele stabilite;
  • colaborează în permanență cu Centrul de Gestiune a Școlarității și InfoCentrul studențesc;
  • coordonarea eficientă şi rezolvarea promptă a problemelor legate de activităţile cu studenţii în concordanță cu informațiile primite de la gestiunea studentului prin InfoCentru; realizarea unui contact nemijlocit cu studenţii prin e-mail și InfoCentru.
  • întocmește orice situație statistică privind studenții și rapoarte solicitate de conducerea U.V.T.;
  • verifică cererile pentru returnarea taxelor de școlarizare și le supune spre aprobare Decanului;
  • verifică cererile pentru scutirile de plată a taxelor de școlarizare și le supune spre aprobare Decanului;
  • verifică situaţiile statistice solicitate de ME, CNFIS, Direcția de Statistică, EUA precum și statistici solicitate de conducerea universității;
  • întocmește și elaborează diverse regulamente, metodologii, proceduri;
  • verifică și semnează actele de studii și documentele universitare (diplome, suplimente, situaţii şcolare, adeverinţe de absolvire);
  • verifică competenţele generale şi specifice din suplimentele de diploma;
  • verifică și semnează borderourile cu absolvenţii înscrişi la examenele de licenţă şi disertaţie pe baza cărora se întocmesc actele de studii;
  • asigură respectarea prevederilor legale în activitatea de secretariat cu privire la evidenţa studenţilor;
  • semnează situațiile școlare, adeverințele și alte documente școlare solicitate de către studenți și absolvenți;
  • utilizează programul UMS în vederea verificarii de rapoarte, statistici, situații școlare, examen de admitere, examen licență, burse;
  • verifică zilnic adresa de e-mail instituțional și răspunde solicitărilor;
  • verifică planurile  de învăţământ introduse în programul UMS și cadrele didactice care sunt arondate disciplinelor, atât titularii, cât și cei de la plata cu ora (pe semestre);
  • verifică și semnează registrele matricole;
  • verifica mediile pentru burse și transmit către comisia de burse; împreună cu comisia întocmesc clasamente;
  • verifică clasamentele pentru reclasificarea studenţilor şi le supune spre aprobare consiliului facultăţii;
  • verifică dosarele pentru acordarea burselor sociale și performanță/excelență împreună cu comisia. Listele sunt aprobate de consiliul facultății, iar listele cu bursele sociale sunt validate de Comisia de la nivelul UVT;
  • verifică şi semnează statele de plată pentru burse şi decont abonamente RATT;
  • răspunde de verificarea, semnarea, ștampilarea documentelor cu termen permanent, conform nomenclatorului arhivistic UVT;
  • verifica lista cu propunerile de exmatriculare pentru nepromovare sau neplata taxelor de şcolarizare şi le supune spre aprobare Consiliului facultăţii la sfârșitul anului universitar;
  • participă ca invitat şi întocmeşte procesul-verbal al şedinţelor Consiliului facultăţii precum și a celorlalte ședințe (dacă este cazul);
  • desfășoară activități de protocol și de sprijinire a cadrelor didactice în elaborarea diverselor documente administrative;
  • listează rapoartele solicitate în procesul de evaluare internă a programelor de studii;
  • asigură suportul în vederea organizării concursurilor pentru posturile didactice și de cercetare vacante;
  • monitorizează și coordonează activitățile desfășurate în cadrul facultății cu privire la sistemul de control managerial intern;
  • transmite către departamente hotărârile conducerii facultăţii;
  • răspunde pentru utilizarea legală a ştampilei facultăţii;
  • propune şefului ierarhic superior măsuri de motivare sau sancţionare, după caz, a personalului din subordine;
  • evaluează anual activitatea personalului din subordinea sa;
  • întocmeşte fişele de post pentru personalul din subordine;
  • întocmeşte pontajul lunar al persoanelor aflate în subordinea sa;
  • urmăreşte şi redactează, după caz, corespondenţa facultăţii;
  • asigură gestionarea documentelor de secretariat;
  • poate delega competențele sale, în scris, cu aprobarea decanului, pe o perioadă determinată;
  • asigură confidenţialitatea datelor personale pe care le prelucrează pe toată durata contractului individual de muncă și după încetarea acestuia, pe termen nelimitat, în conformitate cu prevederile Regulamentului UE 2016/679, a altor dispoziții de drept al Uniunii Europene sau de drept intern, aplicabile;
  • obligația de a respecta secretul de serviciu;
  • constituie obligație de serviciu verificarea zilnică (cu excepţia concediului legal) a corespondenţei electronice sosite pe adresa instituţională de e-mail;
  • constituie obligație de serviciu și sarcinile date de șefii ierarhici superiori, legate de specificul postului cu respectarea repartizării echitabile a sarcinilor între posturi;
  • reprezintă facultatea pe linie de secretariat în relaţiile cu structurile de conducere de la nivelul ierarhic superior din U.V.T.;
  • se obligă să respecte prevederile Cartei, Regulamentelor şi celorlalte reglementări în vigoare.