Anunţ privind ocuparea unui post de secretar institut/facultate

Probele de concurs:

Concursul pentru ocuparea postului vacant constă în  3/4 etape succesive, după cum urmează:

1. selecția dosarelor de înscriere;
2. proba practică – ora 10:00;
3. interviu – ora 14:00.

Fiecare probă este eliminatorie.

Bibliografia concursului:

• Legea Educației Naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare;
• Codul drepturilor și obligațiilor studentului și regulamentul privind activitatea profesională a studenților de la ciclurile universitare de licență și master din Universitatea de Vest din Timișoara;
• Regulamentul de burse.

Dosarele de concurs se vor depune până în data de 05.10.2023, ora 15:00 la Registratura UVT (cu mențiunea “În atenția Departamentului Resurse Umane, dosar candidatura post ”Denumirea postului”), sediul central al UVT sau la adresele de e-mail vanessa.dicso@e-uvt.ro, resurseumane@e-uvt.ro şi vor conţine obligatoriu următoarele documente:

1. cerere de înscriere la concurs adresată conducătorului instituţiei publice organizatoare (Anexa 1);
2. copia certificatului de naştere, copia actului de identitate sau orice alt document care atestă identitatea, potrivit legii, după caz;
3. copiile documentelor care să ateste nivelul studiilor şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări, copiile documentelor care atestă îndeplinirea condiţiilor specifice;
4. copia carnetului de muncă, sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă, în meserie şi/sau în specialitatea studiilor;
5. cazierul judiciar eliberat cu cel mult 6 luni anterior datei derulării concursului (original);
6. adeverinţă medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare eliberată cu cel mult 6 luni anterior derulării concursului de către medicul de familie al candidatului sau de către unităţile sanitare abilitate (original);
7. certificatul de integritate comportamentală din care să reiasă că nu s-au comis infracţiuni prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 118/2019 privind Registrul naţional automatizat cu privire la persoanele care au comis infracţiuni sexuale, de exploatare a unor persoane sau asupra minorilor, precum şi pentru completarea Legii nr. 76/2008 privind organizarea şi funcţionarea Sistemului Naţional de Date Genetice Judiciare, cu modificările ulterioare,
   pentru candidaţii înscrişi pentru posturile din cadrul sistemului de învăţământ, sănătate sau protecţie socială, precum şi orice entitate publică sau privată a cărei activitate presupune
   contactul direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilităţi sau alte categorii de persoane vulnerabile ori care presupune examinarea fizică sau evaluarea psihologică a unei persoane;
8. curriculum vitae;
9. declarație privind autenticitatea documentelor (Anexa 2).

-    Adeverinţa care atestă starea de sănătate conţine, în clar, numărul, data, numele emitentului şj calitatea acestuia, în formatul standard stabilit de Ministerul Sănătăţii.

Actele prevăzute la pct. IV lit. 2), 3), 4), vor fi prezentate şi în original în vederea verificării conformităţii copiilor cu acestea, de către o persoană desemnată din cadrul Departamentului Resurse Umane anterior sau în ziua stabilită pentru concurs.

Informaţii privind postul de secretar institute/facultate, din cadrul Facultății de Litere, Istorie și Teologie:

• Postul de secretar institut/facultate este subordonat secretarului șef;
• Durata şi condiţiile muncii: postul este pe perioadă determinată, cu posibilitate de prelungire, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, respectiv 40 ore/săptămână în condiţii normale de lucru;
• Salariul minim brut a postului este de 5250 lei.
• Indemnizația de hrană este de 347 lei.
• Perioada de probă este de 30 zile conform legii;
• Concediul de odihnă şi durata acestuia: se acordă anual în conformitate cu prevederile Codului Muncii-republicat, şi a legilor speciale (dacă este cazul);

Condiții generale:

1. are cetățenia română, cetățenie a altor state membre ale Uniunii Europene sau a statelor aparținând Spațiului Economic European și domiciliul în România;
2. cunoaște limba română, scris și vorbit;
3. are vârsta minimă reglementată de prevederile legale;
4. are capacitate deplină de exercițiu;
5. are o stare de sănătate corespunzătoare postului pentru care candidează, atestată pe baza adeverinței medicale eliberate de medicul de familie sau de unitățile sanitare abilitate;
6. îndeplinește condițiile de studii și, după caz, de vechime sau alte condiții specifice potrivit cerințelor postului scos la concurs;
7. nu a fost condamnată definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra umanității, contra statului ori contra autorității, de serviciu sau în legătură cu serviciul, care împiedică înfăptuirea justiției, de fals ori a unor fapte de corupție sau a unei infracțiuni săvârșite cu intenție, care ar face-o incompatibilă cu exercitarea funcției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea.

 Condiții specifice:

• Studii superioare în domenii relevante postului;
• Experienţă specifică postului : minim 15 ani vechime în secretariat universitar/ decanat;
• Experienţă în utilizarea calculatorului : Word, Excel.

• activitatea de secretariat la nivelul facultății;
• utilizează programul UMS în vederea efectuării activității de secretariat;
• oferă suport la sesiunile de admitere și de finalizare a studiilor organizate de către facultate;
• gestionează relația cu cadrele didactice (orare, programări examene, arhivare cataloage, e-mail-uri, centralizare pontaje lunare ale cadrelor didactice, centralizare borderouri de plata cu ora, înregistrare documente primite de la cadrele didactice etc.);
• centralizarea și păstrarea evidenței planurilor de învățământ și a fișelor disciplinelor de la specializările de licență și de masterat în domeniile facultății;
• redactarea documentelor de la nivelul facultății;
• întocmește la cererea studenților/absolvenților programele analitice;
• înregistrarea în SIMD a corespondenței externe;
• participarea la întocmirea și editarea dosarelor de autoevaluare/acreditare ale specializărilor din domeniile facultății;
• trimiterea tuturor documentelor (pontaje, borderouri plata cu ora, adeverințe cadre didactice) prin Sistemul Informatic de Management al Documentelor (SIMD);
• gestionarea dosarelor de practică ale studenților de la domeniile facultății, se ocupă de semnarea convențiilor cadru și a acordurilor de parteneriat;
• convocarea cadrelor didactice (e-mail sau telefonic) la diferite acțiuni: ședințe de departament/senat, seminarii științifice, consilii de departament/facultate, la solicitările Directorilor de Departament și ale conducerii facultății/universității;
• verifică certificatele de competență lingvistică pentru studenții care se înscriu la examenul de finalizare studii – licență împreună cu secretar gestiunea studenților;
• realizarea situațiilor statistice privind evidenţa studenţilor restanţieri, a gradului de încasare a taxelor, promovabilitate, gradul de abandon, angajabilitate în colaborare cu gestiunea studenților;
• completează tabelul primit de la Biroul Gestiune studenți cu cadrele didactice care țin cursurile / laboratoarele / seminariile, conform statului de funcții și a acoperirilor și îl retransmite acestuia;
• participă la organizarea și desfășurarea evenimentelor specifice facultății (conferințe, workshop-uri, etc.);
• desfășoară activități de protocol și de sprijinire a cadrelor didactice în elaborarea diverselor documente administrative;
• clasează și asigură arhivarea tuturor documentelor din secretariat;
• realizează și alte activități solicitate de șeful ierarhic superior;
• respectarea secretului de serviciu;
• asigurarea confidenţialității datelor personale pe care le prelucrează pe toată durata contractului individual de muncă și după încetarea acestuia, pe termen nelimitat, în conformitate cu prevederile Regulamentului UE 2016/679, a altor dispoziții de drept al Uniunii Europene sau de drept intern, aplicabile;
• să conlucreze activ cu toate structurile UVT pentru rezolvarea situațiilor apărute în derularea activității curente, după caz;
• constituie obligație de serviciu și sarcinile date de șeful ierarhic superior, legate de specificul postului cu respectarea repartizării echitabile a sarcinilor între posturi;
• constituie obligație de serviciu verificarea zilnică (cu excepţia concediului legal) a corespondenţei electronice sosite pe adresa instituţională de e-mail;
• respectarea și sprijinirea aplicării Normelor de Tehnica Securităţii și Sănătăţii Muncii şi P.S.I. la nivelul facultății, colaborând în acest sens cu personalul responsabil PSI al UVT;
• respectarea prevederile Cartei, Regulamentelor şi celorlalte reglementări în vigoare ale Universității de Vest Timişoara.